9 maneiras de reduzir o tempo de espera do paciente

O tempo de espera do paciente deve ser otimizado visando melhorar a experiência dele e também garantir eficiência operacional na clínica

O tempo de espera do paciente é uma métrica fundamental para ser acompanhada em clínicas e hospitais e, quando possível, otimizada, garantindo uma experiência de atendimento mais satisfatória.

A redução do tempo de espera em clínicas e hospitais vai depender de uma atuação conjunta entre gestores e colaboradores da clínica. Entenda a seguir.

Como reduzir o tempo de espera do paciente?

O primeiro passo é conseguir reduzir o tempo de espera do paciente atualmente é mensurar essa métrica e, a partir desse indicador, definir estratégias para otimizá-lo.

1. Estruture bem os processos

Inicialmente é preciso mapear os processos para que seja possível compreender os gargalos operacionais que comprometem a eficiência na recepção e atendimento ao paciente.

A partir disso, as práticas devem ser reestruturadas visando resultados mais satisfatórios na recepção e encaminhamento dos pacientes, diminuindo o tempo de permanência na recepção.

2. Tenha uma agenda automatizada

As agendas analógicas apresentam diversos problemas na operacionalidade da clínica, como erros, falta de atualizações e dificuldade de encontrar horários vagos no meio da agenda.

Dessa forma, a adoção de agendas automatizadas pode contribuir para otimizar o atendimento, com o paciente tendo autonomia para agendar, cancelar ou remarcar, o que reduz horários vagos e falta de contato para cancelamentos.

Uma dica extra é incluir intervalos de 5 a 10 minutos entre as marcações, o que garante uma flexibilidade maior e evita atrasos.

3. Qualifique os profissionais

Os profissionais das diferentes áreas devem ser qualificados para fornecer um atendimento ágil e humanizado aos pacientes.

Na recepção, por exemplo, isso implica em recepcionistas aptas a fazer cadastros, esclarecer dúvidas, organizar o encaminhamento dos pacientes e realizar cobranças ou aprovações junto aos planos de saúde.

Mesmo na triagem e no próprio atendimento médico é importante que os profissionais sejam qualificados para prestar um bom serviço e dominar os protocolos.

4. Separe a documentação do paciente anteriormente

Um dos aspectos que podem atrasar o atendimento médico é buscar a documentação do paciente apenas após a recepção, o que compromete a eficiência.

O indicado é que todos os pacientes que serão atendidos no dia que já tenham prontuário médico na instituição tenham a documentação separada pela manhã, garantindo agilidade no encaminhamento.

Uma forma de garantir essa eficiência é adotar o prontuário médico eletrônico, que agiliza essa etapa e garante praticidade no acesso e atualização das informações.

5. Tenha um sistema integrado de gestão

O sistema integrado de gestão de clínicas e hospitais é um software que centraliza as informações dos diferentes departamentos, como agenda, financeiro, estoques e outros.

Com isso, fica mais fácil buscar e atualizar informações. Por exemplo, uma alteração no endereço cadastrado do paciente já altera esse dado em todos os documentos, evitando retrabalho.

6. Incentive a pontualidade – de médicos e pacientes

Se os médicos atrasam as consultas torna-se cada vez mais comum que os pacientes não valorizem a pontualidade e passem a também atrasar.

A recomendação é que os atendimentos sejam sempre pontuais e que haja uma política de atrasos informada ao paciente no momento do agendamento para que ele constate a importância da pontualidade na instituição e consequências – como taxas ou cancelamentos – em caso de atraso.

7. Adote a telemedicina

A telemedicina tem ampliado as possibilidades de serviços das clínicas e hospitais, garantindo que alguns atendimentos possam ser realizados por canais digitais, o que reduz os deslocamentos e espera dos pacientes na instituição.

A opção pela teleconsulta pode ser particularmente interessante para pacientes com acompanhamento periódico devido patologias crônicas, por exemplo, ou retornos.

8. Monitore resultados

É indispensável que para reduzir o tempo de espera do paciente na clínica haja uma atuação ativa no monitoramento das métricas relacionadas como tempo médio de atendimento e tempo de permanência na clínica.

Normalmente, essas recomendações não são adotadas simultaneamente, inclusive, uma transformação brusca de muitos processos pode confundir a equipe e comprometer a eficiência.

Assim, conforme novas práticas são adotadas é possível avaliar o impacto de cada medida observando quais afetam mais positivamente a experiência do paciente e o tempo de atendimento.

Também é indicado estabelecer uma meta, de forma que se tenha um objetivo claro no que diz respeito ao tempo de espera do paciente na clínica.

9. Invista em novas tecnologias

A tecnologia pode ser uma aliada importante na promoção de melhorias na clínica, tanto no que diz respeito à experiência do paciente como na produtividade dos colaboradores.

Tecnologias como sistema de gestão integrada, prontuário eletrônico e agenda digital automatizada garantem agilidade, segurança e eficiência nos processos da instituição. Também é possível contar com tecnologias específicas para alguns segmentos. 

Na radiologia, por exemplo, algumas soluções que podem tornar o atendimento mais ágil e de qualidade incluem: Sistema de Informação em Radiologia (RIS); Sistema de Comunicação e Arquivamento de Imagens (PACS); telerradiologia e o reconhecimento de voz médico para laudo.

Portanto, o investimento inteligente em novas tecnologias, conforme necessidades e demandas da instituição, garante benefícios que vão da redução do tempo de espera do paciente à maior eficiência e produtividade da equipe.