Como gerir a alta carga de trabalho na sua clínica?

O monitoramento e gestão da carga de trabalho na clínica devem ser constantes para alinhar eficiência dos processos, qualidade dos atendimentos e escalabilidade, viabilizando gerir uma alta carga diariamente.

É fundamental que os gestores em saúde estejam aptos a diferenciar a alta carga de trabalho da sobrecarga dos profissionais, evitando a evasão de colaboradores qualificados e clima organizacional tóxico. Saiba mais a seguir!

Como monitorar a carga de trabalho?

Um primeiro ponto a ser destacado, antes mesmo das estratégias de gerenciamento da alta carga de trabalho na clínica, é quanto ao monitoramento das atividades.

Nesse sentido, o gestor deve calcular qual a capacidade máxima de atendimento e a capacidade média de atendimento.

O ideal é que essas duas variáveis nunca sejam iguais, pois se a clínica está sempre operando no limite das suas capacidades será difícil manter a operação satisfatória em períodos de aumento da demanda.

Trabalhar no limite também dificulta a implementação de boas práticas gerenciais, pois os profissionais ficam presos em atividades operacionais, não tendo flexibilidade para aprimoramento profissional ou identificação de oportunidades de otimização nos processos.

Para extrair informações úteis, é preciso conseguir quantificar a capacidade de atendimento considerando número de colaboradores, infraestrutura da clínica, serviços oferecidos, fluxo de pacientes etc.

Como gerenciar a carga de trabalho na clínica?

Após entender como está atualmente a carga de trabalho na clínica e, quando desejado, estipular metas de aumento tanto da capacidade de atendimento quanto dos atendimentos em si, é possível passar para as dicas de otimização do ambiente de trabalho.

Constante capacitação da equipe

A qualificação e capacitação da equipe são indispensáveis para que seja viável lidar com a carga de trabalho na clínica diariamente.

Nesse sentido, existem duas frentes nas quais os gestores devem estar presentes:

• treinamento da equipe no que se refere às políticas da clínica, os protocolos de atendimento, as ferramentas usadas e o fluxo de processos para cada departamento, estimulando o engajamento dos colaboradores e a melhora do clima organizacional;
• incentivo e capacitação nas áreas específicas de atuação, valorizando os profissionais que buscam atualização constante em suas respectivas áreas e que, dessa forma, contribuem na melhora dos serviços prestados pela própria clínica.

Tais qualificações, quando periódicas, garantem um funcionamento mais coeso dos departamentos e também modernização dos processos e dos próprios serviços.

Mapeamento de processos internos

Dificilmente será possível gerir a alta carga de trabalho na sua clínica quando gestores e colaboradores desconhecem os processos ou o executam de forma automatizada, sem consciência.

O mapeamento dos processos internos serve para evitar que a rotina impeça o aprimoramento das práticas, pois permite conhecer, avaliar e melhorar as atividades adotadas na clínica.

Em geral, a maior parte dos processos diários é incorporada à rotina dos colaboradores e executada de modo quase automático.

Apesar de isso não ser necessariamente ruim, uma vez que garante fluidez e agilidade, deve-se ter cuidado para não deixar que passos ineficientes e obsoletos sejam mantidos apenas por hábito.

É possível evitar isso tanto com o mapeamento dos processos – e políticas de modernização e aprimoramento constantes – como também com os treinamentos periódicos.

Organização de agenda 

Como visto anteriormente, a alta carga de trabalho na clínica não pode ser confundida com a sobrecarga.

Ter todos os horários de atendimento preenchidos, com uma baixa taxa de não comparecimento, é uma alta demanda viável, mas ter vários pacientes em espera e tempo para atendimento elevado resulta na sobrecarga aos colabores e experiência insatisfatória aos pacientes.

Portanto, a organização da agenda é um ponto central para que um objetivo inicialmente com alta demanda – não se torne um problema – sobrecarga.

Uma opção é a agenda automatizada e integrada ao sistema de gerenciamento da clínica, dessa forma, há uma organização centralizada e mais eficiente.

Verifique tanto se os intervalos entre os agendamentos estão satisfatórios, bem como se o tempo de espera é apropriado.

Investimento em tecnologia e uso da IA

Atualmente, a tecnologia é uma aliada de uma rotina otimizada, mas com respiros que permitam iniciativas como treinamentos e respeito às folgas.

Um sistema integrado para gestão da clínica é uma opção, pois centraliza as demandas dos diversos setores e permite avaliar se há uma atuação fluida entre eles para que o bom desempenho seja observado em todo o organismo institucional e não apenas em setores específicos.

Além disso, algumas tecnologias que são consideradas, por vezes, como distantes na prática diária da Medicina, já começam a integrar processos rotineiros para propiciar produtividade e otimização, como é o caso da inteligência artificial (IA).

Um exemplo é o software de voz para laudo que contribui nas atividades de emissão de laudos. O reconhecimento de voz inteligente, por meio da IA, reduz o tempo de emissão do laudo, garantindo qualidade e eficiência, o que aumenta a capacidade de atendimento dos profissionais.

Portanto, a gestão da alta carga de trabalho na clínica é viável e muito realista, desde que investimentos acertados andem lado a lado com práticas administrativas mais eficientes e otimizadas.