Validade de exames de imagem e como arquivá-los

Entender exigências legais e práticas sobre validade de exames e arquivamento dos documentos é fundamental para processos mais eficientes

A gestão de laudos e exames é um dos desafios do setor radiológico em clínicas e hospitais, pois devem ser considerados aspectos como a validade de exames, as regras de arquivamento e a legislação.

A seguir entenda aspectos legais e práticos do arquivamento de exames radiológicos para saber como otimizar essa gestão sem descumprir as exigências sobre o assunto.

Qual a validade de exames de imagem?

A validade de exames de imagem não está diretamente relacionada às regras de arquivamento desses documentos.

Não há um consenso na comunidade médica quanto à validade de exames de imagem, isso porque o tempo pelo qual eles mantêm-se relevantes varia de acordo com a situação.

Apesar de não ser uma regra, é comum considerar o prazo de seis a doze meses da data na qual o exame foi realizado para casos de check-up de rotina do paciente.

Após esse prazo, o exame deve ser refeito para revelar se houve mudanças no quadro durante o período.

Por essa razão que, se um paciente faz um exame e demora mais de 6 meses para retornar no médico ou realizar um procedimento relacionado àquele exame, será necessário refazer o exame antes de dar prosseguimento no suporte médico.

Entretanto, mesmo vencida a validade de exames de imagem, eles ainda devem ser armazenados e compor o prontuário médico pelo qual é possível acompanhar o histórico clínico.

Um exemplo da importância do histórico médico é no caso de pacientes com osteoporose, nos quais a realização periódica do exame de densitometria óssea é fundamental para avaliar a progressão da patologia e determinar o tratamento mais apropriado.

A validade de exames de imagem muda, no entanto, em caso de solicitação para diagnóstico ou monitoramento de uma patologia, sendo usual usar o prazo de 30 dias.

Um exemplo é uma ressonância magnética para monitoramento de um tumor, sendo indicado que, se houver uma intervenção cirúrgica, seja usado um exame de menos de 30 dias.

Qual o prazo legal para armazenamento de exames de imagem?

Mesmo com esse prazo médio de validade de exames de imagem, as regras para armazenamento consideram as determinações do Conselho Federal de Medicina (CFM).

De acordo com a Lei 13.787 de 2018, em seu artigo 6º, o prazo para arquivamento de exames é de 20 anos a partir do último registro do prontuário médico do paciente.

Com a nova lei passou a valer a mesma regra para exames impressos e digitais, sendo que:

• se o paciente retirou o exame, a instituição deve armazenar, pelo prazo de 20 anos, uma via do laudo emitido e o comprovante de entrega do exame;
• se o paciente não retirou o exame, a instituição deve armazenar o documento junto ao prontuário pelo prazo mínimo de 20 anos, a partir da última atualização do prontuário. 

Portanto, ao longo dos anos a instituição acumula milhares de exames ou laudos que não podem ser descartados antes do prazo legal instituído.

Como os exames devem ser arquivados?

Com a modernização dos processos, veio também facilidades relacionadas ao armazenamento de documentos.

Antes de 2018, por exemplo, era obrigatório que documentos digitais de laudos e exames fossem mantidos pelas instituições de saúde permanentemente.

Com as novas regras, eles podem ser descartados após 20 anos como os documentos impressos, mas imagine o custo de manter – e conservar – por décadas, exames e laudos impressos?

De acordo com a Resolução nº 1.821/2007, os originais impressos podem ser destruídos antes do tempo de arquivamento estabelecido caso seja feita a digitalização dos exames e laudos e o sistema atenda integralmente os requisitos do Nível de Garantia de Segurança 2 (NGS2).

Portanto, atualmente, é possível manter apenas os documentos digitais, facilitando a gestão e operacionalização dos processos relacionados ao setor radiológico.

Destaca-se ainda que, quando o serviço da radiologia é terceirizado, a responsabilidade de armazenamento do documento pelo prazo estipulado em lei é da prestadora de serviço terceirizada e não do hospital.

Como otimizar a gestão de exames?

Como visto, a validade de exames e tempo de arquivamento são muito distintos, de forma que é imprescindível desenvolver processos otimizados para gestão de laudos e exames.

Uma opção é o sistema PACS – Sistema de Comunicação e Arquivamento de Imagens – que deve cumprir os parâmetros legais de segurança e formato, mas pode concentrar todas essas demandas da instituição.

Com o PACS, os laudos, exames e comprovantes ficam armazenados na nuvem ou em servidores locais, sendo mais facilmente acessados e, quando permitido, excluídos.

A modernização das operações da clínica ou hospital, considerando as exigências legais, mas também a praticidade nas atividades diárias, é fundamental para manter a produtividade e eficiência das equipes ao mesmo tempo em que garante a redução de custos.

Entender as particularidades das exigências sobre a validade de exames e prazos de arquivamento é fundamental para cumprir as determinações com protocolos mais eficazes no dia a dia.